I'm here! Can anybody see me? (Greek)

Εδώ είμαι , με βλέπει κανείς;

« Το γραφείο μου είναι ένα χάος» «δεν βρίσκω τον φάκελο της εργασίας που δούλευα», «δεν έχω χώρο να βάλω τα χέρια μου στο γραφείο μου»,. Πόσο συχνά το γραφείο σας μπορεί να μοιάζει σαν και κάποιος άδειασε το περιεχόμενο ενός ντουλαπιού πάνω του;  Και πόσο εύκολο είναι να εργαστείτε σε ένα τέτοιο γραφείο; Ο  μεγάλος όγκος εργασιών μας  και η τάση να στοιβάζουμε όλα όσα έχουμε να ολοκληρώσουμε , μας κάνει να  μην φαινόμαστε πίσω από το γραφείο μας. Η δικαιολογία μας είναι η έλλειψη  χρόνου .
Μπορούμε όμως  να συγυρίσουμε το γραφείο μας, να αρχειοθετήσουμε και επιτέλους να δουλεύουμε χωρίς να χρειαστεί να παραμερίσουμε στοίβες χαρτιών. Χρειάζετε μόνο να  κάνετε την αρχή. Σε αυτό βοηθούν και οι καθημερινές  διακοπές του ηλεκτρισμού  που έχουμε τελευταία.

-Το σύστημα των δυο καλάθων. «Ονομάστε»  δυο καλάθους σε «άχρηστα» και «δεν είμαι σίγουρος», τοποθετείστε τους  μπροστά σας και παίρνοντας  όλα τα χαρτιά που βρίσκονται στο γραφείου σας.. Πριν  ξεκινήσετε την  διαλογή θυμηθείτε ότι  οτιδήποτε βρίσκεται στο γραφείο σας για περισσότερο από ένα χρόνο και δεν αποτελεί συμβόλαιο, λογαριασμούς εταιρείας ή νομικό έγγραφο, δεν θα το δείτε ποτέ και πρέπει να πεταχτεί ή να καταστραφεί.  Ξεχωρίστε τα όσα  είσαστε απόλυτα σίγουρος ότι χρειάζεστε. Έτσι, έχετε επιλέξει τι θα πετάξετε. Ιδανικά, κάνοντας μια δεύτερη διαλογή, θα πετάξετε κι άλλη «χαρτούρα» από τον κάλαθο που περιέχει ότι θεωρείτε πως δεν είστε σίγουροι αν χρειάζεστε . Αν δεν το κάνετε την ίδια ημέρα, η καθαρίστρια θα κάνει την δουλειά  για εσάς μιας και θα αδειάσει  και τους δυο καλάθους. 
- Χρησιμοποιήστε ένα δίσκο εισερχομένων  ( in tray) ο οποίος  θα περιέχει τις τρέχουσες και ατέλειωτες  εργασίες. Ο δίσκος εισερχομένων δεν αποτελεί σύστημα αρχειοθέτησης ούτε ντουλάπι φύλαξης εγγράφων, για αυτό καλό είναι να μην «κάθονται» εργασίες ή έγγραφα εκεί για περισσότερο από ένα μήνα. Διαχωρίστε τα εισερχόμενα σας σε κατηγορίες, « Να κάνω», «να διαβάσω», να αναθέσω». Ακολούθως, αρχειοθετήστε ότι έχει ολοκληρωθεί  αμέσως. Θα εκπλαγείτε με τον όγκο που θα φύγει από το γραφείο σας. 
- Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία. Σαρώστε (σκανάρετε) έγγραφα με πληροφορίες  και ότι θέλετε να διαβάσετε. Έτσι θα έχετε ευκολότερη πρόσβαση αλλά και περισσότερο χώρο.
-Αποφύγετε να  στέλλετε άχρηστες  για τους άλλους πληροφορίες; Έτσι μειώνετε την πιθανότητα να γίνετε δέκτης τέτοιων πληροφοριών

Αυτή η δουλειά είναι συνεχόμενη αρά, για  να βεβαιωθείτε ότι δεν θα ξαναγεμίσει, αφιερώστε μιαν ώρα την εβδομάδα για να συγυρίζετε το γραφείο σας.
Τέλος, κάνετε δεύτερη σκέψη κάθε φορά που εκτυπώνετε έγγραφα , διότι ας μην ξεχνούμε ότι για να έχουμε χαρτί κόβονται δέντρα.

Μαρίνα Ξενοφώντος Μιχάηλου
Διευθύντρια Προγραμμάτων