Effective e-mails (Greek)

Αποτελεσματική Διαχείριση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αποτελεί την απλή «μεταφορά» της ιδέας του κλασικού ταχυδρομείου, επιτρέποντας  να στείλει κάποιος/α μήνυμα σε όποιον διαθέτει μια διεύθυνση στο διαδίκτυο. Αν κάποιος δεν έχει ηλεκτρονική διεύθυνση τον βλέπουμε παράξενα με ένα ύφος του τύπου «Από πού ήρθε αυτός; Γίνεται στις μέρες μας να μην έχεις ηλεκτρονική διεύθυνση;». Όντως στις μέρες μας είναι πρωτάκουστο κάποιος να μην έχει ηλεκτρονική διεύθυνση και να μην μπορούμε να επικοινωνήσουμε μαζί του μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Κάποιος θα πειθόταν εύκολα να δημιουργήσει μιαν ηλεκτρονική διεύθυνση και να χρησιμοποιεί  ηλεκτρονικό ταχυδρομείο   αφού βοηθά στην  γρήγορη  και άμεση επικοινωνία με τους ανθρώπους που θέλουμε. Μπορούμε επίσης να μεταδίδουμε πληροφορίες σε πολύ κόσμο εύκολα και γρήγορα και να  στέλνουμε δεδομένα, αρχεία και φωτογραφίες. Έτσι, ελέγχουμε καλύτερα το χρόνο μας καθώς εμείς αποφασίζουμε πότε θα απαντήσουμε και σίγουρα επικοινωνούμε γρηγορότερα από το ταχυδρομείο και ευκολότερα από το ΦΑΞ.
Σαν αποτέλεσμα των πιο πάνω πλεονεκτημάτων, μπορούμε να είμαστε πιο συχνά σε επικοινωνία με τους πελάτες , τους προμηθευτές και τους συναδέλφους μας.
Η επανάσταση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχει δυστυχώς και τα  μειονεκτήματα της διότι αποτελεί μια φυγόπονη επιλογή (δεν υπάρχει καλύτερη επιλογή από το να σηκώσετε το τηλέφωνο και μιλήσετε; συχνά είναι γρηγορότερο) και χρησιμοποιείται από πολλούς που για να καλυφθούν στέλνουν κοινοποιήσεις στους πάντες. Προκαλούν  επίσης καθυστέρηση αποφάσεων καθώς πολλοί επαναλαμβάνουν ερωτήσεις και επαναφέρουν θέματα, είναι εξουθενωτικό, εκτός αν έχετε σύστημα διαχείρισης και  ασύμφορο  αφού  μάθαμε να δακτυλογραφούμε σε διάφορα επίπεδα αντί να αναπτύξουμε επαγγελματικές ιδιότητες. Προκαλεί σύγχυση ειδικά όταν υπάρχει συνεχώς η ένδειξη ότι έχουμε μήνυμα και συχνά δημιουργεί πίεση καθώς όλοι περιμένουν να έχουν απαντήσεις  άμεσα.
Δυστυχώς όμως, όσα μειονεκτήματα και να έχει η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πλέον θέλοντας και μη, έχει γίνει μέρος της καθημερινότητας μας. Γι’ αυτό ψάχνουμε κάποιες λύσεις στο πώς να χειριστούμε τα προβλήματα που προκαλεί. Μερικές χρήσιμες συμβουλές είναι:

• Καθορίστε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας για να ελέγχετε τα μηνύματα σας. Έτσι δεν θα συσσωρεύονται τα μηνύματα αλλά επίσης απαντάτε μέσα σε κάποιο χρονικό πλαίσιο
• Πριν να ανοίξετε ένα μήνυμα κοιτάξετε πρώτα τον τίτλο και τον αποστολέα. Με λίγη εξάσκηση θα ανακαλύψετε ότι σας δίνουν αρκετά στοιχεία για να προσδιορίσετε αν το μήνυμα είναι σημαντικό ή όχι.
• Τυπώστε μόνο τα μακροσκελή και σημαντικά μηνύματα. Δεν χρειάζεται να τυπώνετε τα πάντα, μόνο εκείνα που χρειάζονται χρόνο και προσεκτική μελέτη.
• Δημιουργήστε φακέλους για να στέλνετε εκεί την ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
  

Bianca Allery
Διευθύντρια Πελατειακών Σχέσεων