Effective use of to-do lists (Greek)

To-do lists, η σωστή χρήση τους

«Ξέχασα να καλέσω τον κ. Ανδρέου, να του πω να αλλάξουμε το ραντεβού μας», «Ξέχασα να στείλω το έγγραφο της συνάδελφου μου για να μπορέσουμε να προχωρήσουμε»! Πόσες φορές έχετε ακούσει παρόμοιες φράσεις με αυτές στο χώρο εργασίας σας;  Πόσες φορές έχετε πει εσείς οι ίδιοι τέτοιες φράσεις; Εγώ τις έχω ακούσει και τις έχω πει αρκετές φορές. Υπάρχει μια εύκολη λύση, την οποία όλοι λίγο πολύ την έχουμε ακουστά και κάποιοι από εμάς μπορεί και να την εφαρμόζουμε. Αυτή είναι η γνωστή σε όλους «To-do lists».
Οι πλείστοι από εμάς όταν ακούμε τις λέξεις To-do lists εκείνο που μας έρχεται στο νου είναι ένα κομμάτι χαρτί με κάμποσα πράγματα γραμμένα πάνω, τα οποία σχεδιάζουμε να κάνουμε σε κάποια φάση, χωρίς να διευκρινίζουμε πότε και που συνεχώς προσθέτουμε πράγματα σε αυτή τη λίστα και που σπάνια αφαιρούμε.
Υπάρχει και η σωστή χρήση των  To-do lists την οποία θα δούμε πιο κάτω:

• Αρχικά γράψτε όλα εκείνα που πρέπει να κάνετε
• Αφού τα γράψετε, δείτε ποια από αυτά είναι πράξεις. Δηλαδή αν έχετε γράψει κάτι το οποίο συμπεριλαμβάνει πολλές ενέργειες από εσάς για να ολοκληρωθεί τότε πρέπει να γράψετε όλα εκείνα που πρέπει να κάνετε ένα προς ένα. Π.χ.  Να βρω καινούργιους πελάτες. Αυτό είναι κάτι πολύ γενικό το οποίο για να ολοκληρωθεί πρέπει να ακολουθηθούν μια σειρά από πράξεις. Πρώτα θα κάνω έρευνα να δω ποιες εταιρίες μπορεί να ενδιαφέρονται για το προϊόν που προσφέρω. Ακολούθως θα τους πάρω τηλέφωνο, θα τους στείλω κάποια διαφημιστικά κ.ο.κ. Η κάθε πράξη πρέπει να γράφεται μόνη της.
• Βάλτε τα σε σειρά προτεραιοτήτων. Επιλέξτε ανάλογα με το ποιο είναι το πιο σημαντικό και το πιο επείγον το οποίο θα κάνετε πρώτα και μετά τα λιγότερα σημαντικά και λιγότερο επείγον.  Όπως είπε και ο Eisenhower “Τα περισσότερα πράγματα που είναι επείγον δεν είναι σημαντικά και τα περισσότερα πράγματα που είναι σημαντικά δεν είναι επείγον».
• Θα μπορούσατε επίσης να έχετε διάφορα To-do lists. Ένα για τη δουλειά, ένα για τα προσωπικά σας ανάλογα με το τι σας βολεύει.
• Όταν πλέον κάνετε αυτά τα εύκολα βήματα θα μπορέσετε να έχετε μια ξεκάθαρη εικόνα του τι πρέπει να κάνετε και πότε.  Επίσης με το να σπάζουμε κάποια μεγάλα tasks που έχουμε να κάνουμε σε πιο μικρά, όταν τα ολοκληρώσουμε νιώθουμε και πιο ωραία γιατί πλησιάζουμε πιο πολύ τον τελικό μας στόχο.

Υπάρχουν επίσης και τα ηλεκτρονικά To-do lists. Για κάποιους, αυτά δεν βολεύουν, προτιμούν το χαρτί και για κάποιους άλλους είναι ιδανικά. Δεν υπάρχει σωστό και λάθος. Το θετικό όμως με τα ηλεκτρονικά είναι ότι μπορείς να προσθέτεις και να αφαιρείς εύκολα και επίσης το ότι μπορούν να σε υπενθυμίζουν για κάτι το οποίο πλησιάζει η προθεσμία του.
Η οργάνωση μέσω της σωστής χρήσης των To-do lists στο χώρο εργασίας είναι σημαντική. Με τη σωστή χρήση τους μπορείτε να πετύχετε τα ακόλουθα:

• Θυμάστε να διεκπεραιώσετε όλες τις σημαντικές εργασίες σας
• Κάνετε πρώτα τα πιο σημαντικά και δεν σπαταλάτε το χρόνο σας σε ασήμαντα πράγματα
• Δεν αγχώνεστε με πολλές ασήμαντες εργασίες
• Είστε πιο αξιόπιστοι στους συναδέλφους σας γιατί πλέον δεν χρησιμοποιείτε τις φράσεις «Ξέχασα»

Bianca Allery
Διευθύντρια Πελατειακών Σχέσεων