Managing procrastinators. (Greek)
Διευθύνοντας τους αναβλητικούς“Βαρέθηκα να περιμένω να τελειώσει την εργασία», «λήγει η προθεσμία της προσφοράς και αυτός παίζει στο διαδίκτυο», «Ισχυρίζεται πως είναι πιο αποτελεσματικός δουλεύοντας υπό την πίεση της προθεσμίας» Η πλειοψηφία των διευθυντών ή προϊσταμένων έχουν αντιμετωπίσει παρόμοιες καταστάσεις. Πως ξεπερνιούνται αυτές οι συμπεριφορές;
Για χάριν παραδείγματος πείτε ότι ο Ανδρέας, μέλος της ομάδας σας, έχει να παραδώσει μιαν εργασία σε μια εβδομάδα. Εσείς του ζητάτε να συζητήσετε γιατί δεν έχει ξεκινήσει ακόμα. Του παρουσιάζετε την κατάσταση και αυτός προσπαθεί να δικαιολογηθεί λέγοντας πως έχει και άλλες εργασίες. Σας αναφέρει επίσης ότι νιώθει πως αποδίδει καλύτερα αν νιώθει την πίεση της προθεσμίας. Τι κάνετε;
- Επιβάλλετε ή παρακινείτε; Αν γίνετε ένας σύγχρονος τσάρος απαιτώντας να ξεκινήσει την εργασία αμέσως, θα το κάνει; Δεν νομίζω. Άρα, αν εσείς προσπαθήσετε να κτίσετε εμπιστοσύνη και να πάρετε την δέσμευση του θα έχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Επιτρέποντας και ενθαρρύνοντας τον να συμμετέχει σε αποφάσεις που τον αφορούν, αυξάνετε τη δέσμευσή του. Αντί του «Πρέπει να ξεκινήσεις αμέσως», ξεκινήστε την συζήτηση θετικά ρωτώντας τον "Λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο εργασιών σου, πότε πιστεύεις ότι θα μπορούσες να ξεκινήσεις;"
- Επικεντρώνεστε στο ξεκίνημα ή στο τελείωμα της εργασίας; Ένας από τους κυριότερους λόγους της αναβλητικότητας είναι ο φόβος της αποτυχίας. Έχοντας αυτό τον φόβο, οι άνθρωποι παραλύουν και δεν ξεκινούν μια εργασία παρά μόνον όταν είναι πολύ αργά. Μειώστε τον φόβο τους, εστιάζοντας στο ξεκίνημα. Αντί να πείτε , «μην ξεχνάς ότι η προθεσμία είναι σε δυο εβδομάδες», ρωτήστε "πότε μπορείς να ξεκινήσεις με ένα πρώτο προσχέδιο;»
- Θυμώνετε και προσβάλλετε ή δίνετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση; Η συναισθηματικά φορτισμένη αρνητική ανατροφοδότηση και κριτική είναι καταστροφική ιδιαίτερα όταν δίνεται σε αναβλητικά άτομα. Λόγο του φόβου τους , αδυνατούν να επικεντρωθούν στην ολοκλήρωση μιας εργασίας. Αποφύγετε να πείτε «αυτή η αναφορά είναι εντελώς εκτός θέματος» και προτιμήστε να πείτε " είναι μια καλή αρχή. Πιστεύω ότι εάν προσθέσουμε μερικές σκέψεις με έμφαση στο τάδε σημείο, θα δοθεί το νόημα και θα έχουμε κερδίσει ". Είναι καλό να ξέρουν ότι αναγνωρίζετε την αξία τους και ότι επιβραβεύετε την πρόοδο.
- Αλλάζετε και επιβάλλετε προτεραιότητες ή ήσαστε αποφασιστικοί. Οι συνεχείς και απότομες αλλαγές στις προτεραιότητες δημιουργούν καινούρια προβλήματα και είναι επιζήμιες για την ομάδα και την παραγωγικότητά της. Κάποιοι ίσως πουν « τι να ξεκινήσω, αφού σε μια δυο μέρες θα αλλάξουν γνώμη πάλι» και να μην μπουν καν στον κόπο να ξεκινήσουν. Για να διατηρήσετε την σταθερότητα και παραγωγικότητα της ομάδας, επαναπροσδιορίστε τις προτεραιότητες μόνο σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.
Οι άνθρωποι συνήθως αντιδρούν αρνητικά στην ετσιθελική επιβολή, αλλά θετικά στην καθοδήγηση η οποία συνοδεύεται από εξήγηση των συνεπειών. Άρα μέσω της συζήτησης, της παρακίνησης, της εποικοδομητικής ανατροφοδότησης έχετε πολλές πιθανότητες να επιτύχετε. Δοκιμάστε το!
Μαρίνα Ξενοφώντος Μιχάηλου
Διευθύντρια Προγραμμάτων