Telephones: blessing or problem creators? (Greek)

Τηλέφωνα: Ευλογία ή μπελάς;

Όταν ο  Alexander Graham Bell  φώναξε στον κύριο Watson  από το πρώτο τηλέφωνο πως ήθελε να τον δει, δεν μπορούσε να φανταστεί ότι αυτή του η εφεύρεση θα αποτελούσε ένα συχνό πονοκέφαλο στους εργαζομένους . Παρόλο που το τηλέφωνο είναι μια ευλογία αποτελεί ταυτόχρονα μεγάλο μπελά και πολύ συχνό πρόβλημα στις επιχειρήσεις αυξάνοντας έτσι την ανάγκη για αποτελεσματική διαχείριση του  έτσι ώστε να μειωθεί το άγχος και  η ενόχληση που προκαλούν.
Πως γίνεται αυτό; Χρησιμοποιείτε το τηλέφωνο όταν είναι απαραίτητο. Αυτό είναι εφικτό και σχετικά εύκολο! Με τις ακόλουθες  τεχνικές, θα μειώσετε το άγχος και τις εντάσεις και θα  εξοικονομήσετε χρόνο.

• Όπου είναι δυνατό, αφού μαζέψετε τα μηνύματα και τηλεφωνήματα που θα επιστρέψετε και διεκπεραιώστε τα σε μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας. Αν τηλεφωνήσετε πριν  το γεύμα όπου  όλοι είναι βιαστικοί να πάνε για μεσημεριανό, θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα έχετε την υπόλοιπη ημέρα διαθέσιμη να τις εργασίες που απαιτούν  προσοχή και συγκέντρωση.
• Κατά την διάρκεια της τηλεφωνικής συνομιλίας πάρτε σημειώσεις και βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες κάνοντας μια μικρή περίληψη και επιβεβαίωση. Έτσι, θα αποφύγετε να επαναλάβετε το τηλεφώνημα .
• Κατά την διάρκεια ενός τηλεφωνήματος, αποφύγετε να ασχολείστε με άλλες εργασίες διότι  υπάρχει κίνδυνος να μην έχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα και υπάρχει  η πιθανότητα ο συνομιλητής σας να το καταλάβει και να ενοχληθεί.
• Όπου είναι αδύνατο να απαντήσετε τηλεφωνήματα και όπου η τεχνολογία το επιτρέπει, αξιοποιήστε τις επιλογές σας. Εάν σας στηρίζει γραμματέας, ζητήστε της να κρατήσει τα τηλεφωνήματα σας.
  

Εκμεταλλευτείτε την τεχνολογία: Ενεργοποιήστε τον αυτόματο τηλεφωνητή και  απαντήστε  στα μηνύματα σας το συντομότερο δυνατόν. Ενεργοποιείτε τον αυτόματο τηλεφωνητή μόνον όταν είναι πραγματικά απαραίτητο διότι πολλοί άνθρωποι νιώθουν άβολα να μιλούν σε μηχανές και δεν αφήνουν μηνύματα. Η τεχνολογία επίσης σας προσφέρει την δυνατότητα να δείτε τις αναπάντητες κλήσεις και να επιστρέψετε τα τηλεφωνήματα.

• Αποφύγετε την κοινωνική φλυαρία για τον καιρό, τα παιδιά, το ποδόσφαιρο. Μετά από τον χαιρετισμό, μπείτε κατευθείαν στο θέμα. Αν ο συνομιλητής σας  φλυαρεί, αδράξετε την ευκαιρία όταν μιλάτε εσείς και συντομεύετε το τηλεφώνημα. Δεν είναι ντροπή να αναφέρετε ότι ο χρόνος σας είναι περιορισμένος, φτάνει να το κρατήσετε και εσείς και να μην παρασυρθείτε σε άσκοπες κουβέντες.

Ο χρόνος είναι πολύτιμος και η οργάνωση του χρειάζεται την επιμονή και την πειθαρχία σας! Μειώνοντας τις καθημερινές σας παρεμβάσεις, θα αυξήσετε τόσο τον διαθέσιμο χρόνο όσο και την απόδοση σας.

Μαρίνα Ξενοφώντος Μιχάηλου
Διευθύντρια Προγραμμάτων